启动基本归档系统
有很多财务信息需要组织和处理，而简单的文件系统可以使这一点变得不那么繁琐。 你基本上可以把你的所有财务报告分成以下几类：
- 账单到期
- 要保留的重要文件
- 物品扔掉或撕碎
这真的很简单。 您可能需要支付账单，应该保存的收据或文件，或者可以丢弃的文件。 您要如何组织这些项目取决于您，但它可以像使用标记有上述信息的三个单独文件夹一样简单。
然后，每当您收到邮件或收到其他财务文件时，请花点时间将其放入正确的文件夹中。 这样你的账单和重要文件就在一个容易找到的地方。 然后，您可以定期处理文件夹并永久保存重要文件，并折腾或回收您不需要的文件。
保持重要文件的组织
尽管基本档案系统在保持日常财务状况方面做得很好，但您仍然希望组织您需要保留的重要项目。 通常，您可以使用带有单个文件夹的小文件柜来保持所有内容的顺序。
您应该保留一些财务文件的例子：
- 纳税申报表
- 保险政策
- 抵押文件
- 投资和退休账户报表
- 担保或服务合同
多久保留你的文件
既然你需要保留某些文件的副本，你应该保存多久？ 在某些情况下，您可能只需要在短时间内保存一份文件或表格，而其他人则可能需要持续多年。
以下是一些常见的财务文件以及您应该考虑保留的时间。
- 纳税申报表。 当涉及到您的纳税申报表时，建议您保留七年。 如果IRS想要审核您的退货，他们通常会有3-6年的时间从您提交之日起退回。 保持七年过去的回报将让你受到保护，让你的生活更容易，如果你得到审计。 不仅如此，如果您计划购买房屋，或者需要向贷款人出示收入证明，那么至少在您的指尖上至少有几年的数据是很好的。
- 抵押文件。 当你购买一套房子时，你会坐在收盘处并在几百页的页面上签上你的名字。 一般来说，您将收到一个大文件夹，其中包含您在结束时进行的所有操作。 这些将包括银行提供贷款的文件，房地产公司的信息，评估和检查信息等等。 虽然您可能不需要经常提及这些内容，但您应该确实保留这些文档。 您可能需要在未来提及他们，当您最终出售房屋时，他们可以提供一些有价值的信息。
- 银行和投资账户报表。 如果互联网有一件好事，那就是您可以随时提取银行和投资账户报表的电子版本。 这消除了保持您收到的每一条陈述的必要性。 尽管如此，最好审查一下您收到的每份纸质声明，如果它们是季度性的，则保留它们直到下一个声明到达。 一旦收到年终或年度报表，您可以安全地折腾所有的月报或季报。 这将减少您需要退出的纸张数量，很可能您可以在线获取更多副本或拨打快速电话。
- 账单和收据。 当您收到实用程序和信用卡账单时，最好在检查后保存这些信息一年，以确保信息的准确性。 错误可能会发生，如果您的声明副本随时可用，则可以很容易地纠正错误。 收据也是一样。 您应该保持足够长的时间与您的银行对账单进行比较，以便发现任何错误。 当然，除非收据是用于税收目的的购买。 在这种情况下，您需要将这些收据保留七年，就像审核时的纳税申报表一样。
保证您的信息安全
身份盗窃已成为近年来的一大难题。 盗贼能够把你的个人和财务历史中的点点滴滴，并用它来创造假身份，这可能毁掉你的信用，消耗你的银行账户，否则会给你一个头痛的问题。 因此，正确保护和处理您的财务数据非常重要。
首先，考虑为您的家庭购买碎纸机。 所有这些旧的水电费账单甚至未使用的信用卡优惠都可以成为盗贼的首要目标。 通过粉碎未使用的文档，您可以确保您最大限度地减少了窃取信息的机会。
这也意味着你应该保存你留在家里的文件。 如果您只是将所有东西都存放在地下室的纸箱中，如果发生洪水，会发生什么情况？ 多年的数据可能会丢失。 如果发生火灾或其他灾难，情况也是如此。
虽然无法防范任何可能性，但至少可以获得坚固耐用，甚至可能防火的文件柜或锁定容器，以保证您的文档相对安全并且不会出现错误。 你不需要太过分，但你也不希望所有的东西都坐在壁橱里的几个旧鞋盒里。
组织起来甚至可以帮助你的继承人
如果发生了什么事情，有组织的财务文件可以极大地帮助那些在你离开后会照顾你的事务的人。 这可以简化您的房地产的安置。 如果你有意愿，有一个指示信也很重要，以便执行者知道在哪里找到这些文件。