将税务文件发送给会计师的最佳安全途径

by 威廉佩雷斯

抵制敦促使用电子邮件

在互联网时代，人们在征税时可能会遇到不方便的专业人士和会计师的帮助，这在税务时期变得越来越普遍。简单地通过电子邮件发送必要的信息可能很诱人，但这不是最好的想法。

您需要确保您的税务文件以最安全可靠的方式交付给您的注册会计师，注册代理人或其他税务专业人员。税务文件包含高度敏感的信息，例如您的姓名，地址，您和您的家属的社会安全号码，您赚取多少钱以及您在哪里存款。这只是为了初学者。如果这些数据落入了错误的手中，您最终可能成为身份盗用的受害者。

以下是确保您的文档和数据完好无损地保存到目的地的一些提示。

由Beverly Bird于2018年1月更新

01制作一份清单

列出所有W- 2，1099和其他税务相关文件的清单。这实现了两件事：你将确切地知道你发给你的会计师的东西，如果有东西丢失而没有到达另一端，你可以确定它是什么。您还将开始明年的税务准备清单。

02制作备份副本

如果您正在传送税务文件的实际纸质副本，请先帮忙，然后复制它们。这样，如果他们确实迷路了，你将不会没有重要的信息。您可以复印它们或将它们扫描成图像或PDF文件，然后将它们保存在PC和闪存驱动器上作为额外的预防措施。但是，如果您要这样做，在将文书工作发送给您的会计师之前，请确保您有备份副本。

03最佳选择是手交货

当间谍想要确保在正确的时间将电影中的文件传送给合适的人时，他会亲自送达。他不会冒这个被拦截的机会。

如果可能的话，您可以亲自将您的税务文件交付给您的会计师，从而为您提供这种老派的策略。至少，把他们交给他的助理，秘书，接待员或其他办公室人员。这消除了他们在传输中丢失或被窃听者拦截的风险。

04邮寄您的文件

邮件发送非常安全，如果您住在费城，并且您的会计师在匹兹堡，那么您可能是您的第二好选择，因此手动发送不是一种选择。

由于被包裹在信封里，您的文件不会受到偶然的窃听。打开别人的邮件是犯罪行为，至少在美国是这样，尽管这可能不会阻止一个确定的犯罪分子，但至少在书本上有法律惩罚罪犯。

也就是说，文件有时会在邮件中丢失或损坏，因此发送您制作的备份副本而不是原件可能是一个好主意。并考虑使用某种形式的交付或签名确认，或完全绕过美国邮政服务，并使用交付服务，例如联邦快递或UPS。

05传真您的文件

将文件传真给您的会计师可能是一种快捷的交付方式，而且相对安全。只要会计师的电话线路不被窃听，很可能您的传输不会被身份盗窃者拦截。但请务必确保传真号码正确无误。

有一些缺点。传真文件有时难以阅读，税务专业人员想要做的最后一件事就是坐在那里猜测一个数字是六位还是八位，或者需要额外时间打电话找出。如果您只需发送几页，传真效果最佳。对于较长的文档，尤其是包含页面两侧信息的文档，传真可能不是最佳解决方案。

06如果您必须使用电子邮件...

电子邮件方便快捷，但它可以提供与明信片一样多的安全性。除非您采取预防措施，否则任何网络运营商都可以查看您的电子邮件内容并查看您的附件。他们是否正在关注并实际跟踪内容是否有问题 - 仍然有潜力。

检查您的会计师是否使用安全的文件交换软件，如LeapFile。根据位于马萨诸塞州普罗温斯敦的会计师Chip Capelli的观点，许多人都这样做，这可能会改变游戏规则。

至少，将税务文件放在加密的包装中，如密码保护的DOC，PDF或ZIP文件。 “扫描所有内容到PDF然后密码保护它，”Capelli建议。切勿将您希望保密的信息（例如您的社会安全号码）作为电子邮件正文中的纯文本发送。如果您不小心将邮件发送到错误的地址，或者您的电子邮件被扫描以及服务提供商收集的数据会怎样？采取预防措施确保您的税务文件有助于保护您的财务状况。

如果更糟的是更糟

尽管尽最大努力，如果您发现自己遭到了入侵，请立即联系国税局。事实上，如果你甚至认为自己可能受到了损害，你可以联系国税局。国税局将进行调查。提交表格10439报告税收欺诈或涉嫌欺诈性质。您可以访问IRS网站上的表格以及您应该邮寄或传真的地方的信息。